關於2022屆畢業生檔案轉遞工作的通知

各係:

為確保高效圓滿完成2022屆畢業生檔案材料的移交、轉寄工作,根據檔案管理的相關規定及用人單位的有關要求,現將具體工作事宜通知如下:

一、移交時間

本科:2022年6月30日前

專科:2022年7月27日前

二、移交地點

綜合教學樓C211

三、檔案轉寄

畢業生檔案統一由學生工作處就業指導中心通過EMS轉寄。

四、移交要求及攜帶材料

1、除2022年7月15日前未達到畢業資格,不能畢業的學生外,其他學生均按要求移交檔案。不能畢業的學生,需在所在班級檔案移交時,交回學生《報到證》、《就業協議書》。

2、檔案移交以班級為單位,按檔案編號從小到大的順序整理不得改變順序

3、升學畢業生移交要求

1)升學(研究生)

a.確定升學(研究生)畢業生檔案郵寄到升學院校。

b.輔導員提前收集升學(研究生)畢業生調檔函,在調檔函右上角標注檔案編號,攜帶調檔函、《報到證》和《就業協議書》與紙質檔案一同移交。

2)升學(專接本)

a.確定升學(專接本)畢業生檔案郵寄到升學院校或學生本人

b.學生《報到證》和《就業協議書》與紙質檔案一同移交。

c.各係通過XX係2022屆畢業生升學(專接本)檔案郵寄信息統計表(附件2)收集學生檔案郵寄地址,並檢查核對,確認檔案郵寄信息準確無誤後,以係為單位於7月27日前發送到124044894@qq.com。

4、檔案申請留校保管的,攜帶手續完備的檔案留校保管申請表》(附件3)與檔案一同移交。檔案留校保管2年,2年內可依據調檔函轉寄檔案,2年後寄回生源地檔案管理部門。

、檔案移交注意事項

1、檔案移交時需攜帶由係負責人簽字、蓋係章、輔導員簽字的檔案轉遞單檔案交接單備注填寫說明:

1)檔案未交回的,在備注注明原因。如:未達到畢業資格不能封檔轉寄的,在備注中注明“無畢業資格,檔案未轉遞”;學生檔案轉遞前自提的,備注標注“檔案自提”;檔案轉遞前已郵寄,學生確定收到的,備注寫“檔案已郵寄簽收”。

2)因升學、協議就業等原因,檔案郵寄到相關院校和協議工作單位的,標注“升學或協議就業,若有郵寄時間要求,標注:2022X月X日前郵寄”

3)申請檔案留校保管的,備注寫“申請留校保管,手續完備”。

、檔案袋標識

1)黑色中性筆填寫。

2)編號寫檔案編號(見附件1)。

3)姓名、性別填寫與學籍一致;出生年月、係、專業和學製按實際填寫。

4)將已經裝入檔案中的材料在對應的表格欄目上標識,份數欄,填寫實際數量。

附:1.2022屆畢業生檔案編號

2.XX係2022屆畢業生升學(專接本)檔案郵寄信息統計表

3.檔案留校保管申請表


                            學生工作處

                         2022年6月17日