各係：

為確保高效圓滿完成2022屆畢業生檔案材料的移交、轉寄工作，根據檔案管理的相關規定及用人單位的有關要求，現將具體工作事宜通知如下：

一、移交時間

本科：2022年6月30日前

專科：2022年7月27日前

二、移交地點

綜合教學樓C211

三、檔案轉寄

畢業生檔案統一由學生工作處就業指導中心通過EMS轉寄。

四、移交要求及攜帶材料

1、除2022年7月15日前未達到畢業資格，不能畢業的學生外，其他學生均按要求移交檔案。不能畢業的學生，需在所在班級檔案移交時，交回學生《報到證》、《就業協議書》。

2、檔案移交以班級為單位，按檔案編號從小到大的順序整理，不得改變順序。

3、升學畢業生移交要求

（1）升學（研究生）

a.確定升學（研究生）畢業生檔案郵寄到升學院校。

b.輔導員提前收集升學（研究生）畢業生調檔函，在調檔函右上角標注檔案編號，攜帶調檔函、《報到證》和《就業協議書》與紙質檔案一同移交。

（2）升學（專接本）

a.確定升學（專接本）畢業生檔案郵寄到升學院校或學生本人。

b.學生《報到證》和《就業協議書》與紙質檔案一同移交。

c.各係通過XX係2022屆畢業生升學（專接本）檔案郵寄信息統計表（附件2）收集學生檔案郵寄地址，並檢查核對，確認檔案郵寄信息準確無誤後，以係為單位於7月27日前發送到124044894@qq.com。

4、檔案申請留校保管的，攜帶手續完備的《檔案留校保管申請表》（附件3）與檔案一同移交。檔案留校保管2年，2年內可依據調檔函轉寄檔案，2年後寄回生源地檔案管理部門。

五、檔案移交注意事項

1、檔案移交時需攜帶由係負責人簽字、蓋係章、輔導員簽字的檔案轉遞單。檔案交接單備注填寫說明：

（1）檔案未交回的，在備注注明原因。如：未達到畢業資格不能封檔轉寄的，在備注中注明“無畢業資格，檔案未轉遞”；學生檔案轉遞前自提的，備注標注“檔案自提”；檔案轉遞前已郵寄，學生確定收到的，備注寫“檔案已郵寄簽收”。

（2）因升學、協議就業等原因，檔案郵寄到相關院校和協議工作單位的，標注“升學或協議就業，若有郵寄時間要求，標注：2022年X月X日前郵寄”。

（3）申請檔案留校保管的，備注寫“申請留校保管，手續完備”。

六、檔案袋標識

（1）黑色中性筆填寫。

（2）編號寫檔案編號（見附件1）。

（3）姓名、性別填寫與學籍一致；出生年月、係、專業和學製按實際填寫。

（4）將已經裝入檔案中的材料在對應的表格欄目上標識，在份數欄，填寫實際數量。

附：1.2022屆畢業生檔案編號

2.XX係2022屆畢業生升學（專接本）檔案郵寄信息統計表

3.檔案留校保管申請表

                            學生工作處

                         2022年6月17日